Snelle en transparante voertuiginspecties: zo vergroot je vertrouwen en marge met DVI-software

Ontdek hoe DVI-software papieren inspecties vervangt door een snelle, visuele workflow met foto’s en video’s, waardoor klanten sneller akkoord geven en jij minder discussie hebt. Dankzij koppelingen met je werkplaatssoftware verdwijnen dubbele invoer, stroomlijnen offertes en werkorders, en stijgen je marges en klanttevredenheid. Je krijgt bovendien grip op AVG, KPI’s en integraties, en leest hoe je in 30 dagen soepel live gaat.

Wat is DVI-software

DVI-software staat voor Digital Vehicle Inspection en vervangt papieren inspectieformulieren door een slimme, digitale workflow in je werkplaats. Je monteurs lopen een gestandaardiseerde checklist door op een tablet of telefoon, leggen bevindingen vast met foto’s en video’s, voegen korte toelichtingen en annotaties toe en markeren urgentie met bijvoorbeeld rood-geel-groen. Vanuit die inspectie maak je direct een duidelijke offerte, die je vervolgens via sms of e-mail deelt zodat je klant het rapport kan bekijken en online kan goedkeuren, desnoods met een digitale handtekening. De meeste oplossingen koppelen met je werkplaatssoftware (garage management systeem) zodat onderdelen, arbeidsuren en prijzen automatisch in je werkorder belanden en dubbele invoer verdwijnt. Je beheert sjablonen, onderhoudsschema’s en standaardteksten, registreert kenteken en kilometerstand en bewaart alles met een audittrail, wat helpt bij garantie en discussies.

AVG-proof werken is ingebouwd: je bepaalt wie wat ziet, welke data je bewaart en hoe lang. Voor je bedrijfsvoering levert DVI-software dashboards met KPI’s zoals goedkeuringspercentage, gemiddelde werkorderwaarde, tijd tot akkoord en doorlooptijd per brug. Het resultaat is meer transparantie voor je klant, sneller akkoord op noodzakelijke reparaties, minder miscommunicatie, minder papier en een consistente kwaliteit in je inspecties, ook bij nieuwe monteurs. Vaak draait het in de cloud met een offline modus en ondersteuning voor meerdere vestigingen. DVI-software is dus geen simpele digitale checklist, maar het kloppende hart van je inspectie- en communicatieproces.

Korte definitie en waarom het telt voor je werkplaats

DVI-software (Digital Vehicle Inspection) is een digitale inspectietool waarmee je elke auto volgens een vaste checklist beoordeelt, bevindingen vastlegt met foto’s en video’s en direct een heldere offerte maakt die je klant online kan goedkeuren. Het telt omdat je hiermee vertrouwen en transparantie bouwt: je klant ziet precies wat er mis is en waarom iets geld kost, waardoor je goedkeuringspercentage en gemiddelde werkorderwaarde stijgen.

Je voorkomt miscommunicatie en terugkomers, omdat alles is gedocumenteerd met tijdstempels en opmerkingen. Daarnaast werk je sneller dankzij sjablonen, onderdelenkoppelingen en integratie met je werkplaatssoftware, zodat dubbele invoer verdwijnt. Nieuwe monteurs werken meteen consistent, je werkt AVG-proof met rechten en bewaartermijnen, en je krijgt grip op je doorlooptijd via duidelijke dashboards en rapportages.

Het verschil met papieren inspecties en standaard checklists

Met DVI-software vervang je statische, papieren lijstjes door een slimme, interactieve flow. Je legt bevindingen vast met foto’s en video’s, voegt annotaties toe en markeert prioriteit met rood-geel-groen, waardoor je klant direct begrijpt wat er speelt. Verplichte velden en conditionele stappen zorgen dat je niets overslaat, in tegenstelling tot papieren formulieren waar fouten en onleesbaar handschrift snel ontstaan. Prijzen en arbeid trek je automatisch uit je werkplaatssoftware en onderdelencatalogi, zodat je in één klik een offerte bouwt.

Je klant keurt online goed, inclusief digitale handtekening, terwijl een audittrail met tijdstempels alles vastlegt. Rapportages tonen goedkeuringspercentage, doorlooptijd en omzetkansen. Kortom: minder papier, minder dubbel werk, meer transparantie en hogere consistentie dan met standaard checklists.

[TIP] Tip: Test DVI-software op datakwaliteit, interoperabiliteit en beveiligingseisen vooraf.

Belangrijkste functies en voordelen

Met DVI-software maak je inspecties sneller, transparanter en consistenter. Dat levert vertrouwen bij de klant op én meer grip op je werkplaatsmarges.

• Kernfuncties: gestandaardiseerde checklists, foto- en videobewijs met annotaties, rood-geel-groen prioriteiten, en direct vanuit de inspectie een voorstel bouwen met onderdelen en arbeid dankzij koppelingen met werkplaatssoftware en onderdelencatalogi; rapport delen via sms/e-mail, online akkoord met digitale handtekening, alles vastgelegd in een audittrail.
• Voordelen: duidelijk bewijs en transparante prijzen/tijden versnellen klantgoedkeuring; hogere upsell en gemiddelde orderwaarde door heldere adviezen; minder discussies en terugkomers door goede documentatie; tijdswinst en consistente kwaliteit met sjablonen en onderhoudsschema’s; kortere doorlooptijd voor de werkplaats.
• AVG-proof werken: rol- en rechtenbeheer, dataminimalisatie en expliciete toestemming, bewaartermijnen en veilige opslag, volledige auditlog, en eenvoudige export/verwijdering op verzoek – zodat je voldoet aan privacyregels zonder extra administratie.

Zo combineer je bewijsgestuurde inspecties met soepel klantcontact en strakke processen. Resultaat: hogere tevredenheid, meer omzet per werkorder en minder gedoe.

Kernfuncties (incl. foto- en videobewijs met annotaties)

De kern van DVI-software is een gestandaardiseerde inspectieflow waarin je alles vastlegt wat je ziet, versterkt met foto’s en video’s. Je markeert exact het probleem met annotaties zoals pijlmarks, cirkels, tekstlabels en soms zelfs spraaknotities, zodat je klant zonder technisch jargon begrijpt wat er mis is. Je werkt met rood-geel-groen statussen, verplichte velden en conditionele stappen, waardoor je niets overslaat en elke auto consistent wordt beoordeeld.

Vanuit de bevindingen bouw je direct een voorstel met onderdelen en arbeid, gevoed door koppelingen met je werkplaatssoftware en onderdelencatalogi. Je deelt het rapport via een link, je klant keurt online goed en een audittrail legt alle acties vast. Rollen en rechten, AVG-instellingen en vaak een offline modus maken het geheel veilig, snel en betrouwbaar in de werkplaats.

Voordelen voor je klant en je marges

Met DVI-software geef je je klant visueel bewijs bij elke aanbeveling, waardoor vertrouwen en begrip direct groeien. Foto’s, video’s en heldere toelichtingen maken de noodzaak van reparaties zichtbaar, wat zorgt voor sneller akkoord en minder discussie achteraf. Je klant kiest eenvoudig wat nu en wat later kan, plant onderhoud slimmer en bespaart tijd dankzij online goedkeuring en duidelijke prijsopbouw. Voor jou betekent dat minder telefoontjes, minder miscommunicatie en minder terugkomers, omdat alles netjes is vastgelegd.

Je goedkeuringspercentage en gemiddelde orderwaarde stijgen zonder pushen, terwijl je marges verbeteren door minder verloren uren en minder dubbele invoer. Met automatische herinneringen en historie bouw je aan loyaliteit, hogere klanttevredenheid en voorspelbare omzet per werkorder.

AVG-proof werken: data, rechten en bewaartermijnen

Met DVI-software werk je AVG-proof door bewuste keuzes te maken rond data, rechten en bewaartermijnen. Je bepaalt per gegevenstype wat je echt nodig hebt (dataminimalisatie), wie erbij mag via rollen en rechten, en hoe lang je het bewaart. Denk aan het scheiden van klantgegevens, voertuigdata en media zoals foto’s en video’s, met versleuteling in opslag en tijdens verzending, plus tweestapsverificatie voor toegang. Je legt vast op welke grondslag je verwerkt (bijvoorbeeld uitvoering van de overeenkomst) en sluit een verwerkersovereenkomst met je leverancier.

Inzage-, correctie- en verwijderverzoeken handel je rechtstreeks af vanuit het systeem, met een duidelijke audittrail en toegangslog. Voor bewaartermijnen stel je beleid in: bewaren zolang nodig of wettelijk vereist, daarna automatische anonimisering of verwijdering. Kies bij voorkeur EU-hosting om datalocatie en compliance eenvoudig te houden.

[TIP] Tip: Prioriteer DVI-functies die meetbaar tijd besparen en fouten verminderen.

Integraties en praktijktoepassingen

DVI-software komt pas echt tot leven door integraties met je werkplaatssoftware, onderdelen- en prijscatalogi, planning, CRM, facturatie en communicatiekanalen. Bij de intake haal je automatisch voertuig- en onderhoudsdata op via kentekenlookup, je plant de afspraak en start de inspectie met de juiste checklist. Tijdens het beoordelen koppel je arbeidstijden en onderdelenprijzen direct in je voorstel, waarna je het rapport via sms, e-mail of WhatsApp deelt. Na online akkoord zet het systeem de gekozen werkzaamheden automatisch om in werkorderregels, reserveert het onderdelen, maakt desgewenst inkooporders aan bij je voorkeursleverancier en plant werkplaatsuren.

Na afronding gaat de factuur naar je boekhouding en stuur je een betaalverzoek, terwijl alle foto’s, notities en goedkeuringen in je CRM-historie landen. In de praktijk gebruik je dit voor snelle APK-adviezen, transparante uitleg bij remmen of banden, vlootonderhoud met vaste KPI’s en multi-vestigingen die met dezelfde sjablonen werken. Het resultaat is minder stilstand door snellere goedkeuringen, minder fouten door dubbele invoer en meer omzetkansen dankzij duidelijke, visuele aanbevelingen.

Koppelingen met werkplaatssoftware, CRM en onderdelenleveranciers

Met slimme koppelingen haalt je DVI-software klant- en voertuigdata direct uit je werkplaatssoftware, inclusief onderhoudsschema’s op basis van kenteken of VIN, arbeidstijden en prijstabellen. Tijdens de inspectie voeg je onderdelen toe met actuele prijzen en voorraad bij je voorkeursleveranciers, zie je levertijden en zet je met één klik een inkooporder klaar. Na akkoord schrijf je het voorstel automatisch weg als werkorderregels, zodat je geen dubbele invoer hebt en planning, uren en onderdelen meteen kloppen.

In je CRM komt het volledige inspectierapport terecht, inclusief media, toestemmingen en communicatievoorkeuren, zodat je gericht kunt opvolgen via e-mail, sms of WhatsApp. Dankzij API’s en webhooks houd je alles real-time gesynchroniseerd over meerdere vestigingen, met een duidelijke audittrail en minder fouten door handmatig overtypen.

Voorbeeldworkflow van intake tot klantgoedkeuring

Je start bij de balie met intake: je scant kenteken, checkt kilometerstand en noteert de klacht. In de DVI-software kies je de juiste checklist, voert de inspectie uit en legt bevindingen vast met foto’s, video’s en korte annotaties, inclusief rood-geel-groen prioriteit. Het systeem vult arbeidstijden en onderdelenprijzen aan vanuit je koppelingen, waarna je met één klik een helder, itemized voorstel maakt.

Je deelt de link via sms of e-mail; je klant bekijkt de beelden, kiest wat nu en wat later kan, stelt eventueel een vraag in de chat en geeft online akkoord met digitale handtekening. Direct daarna zet je het akkoord om in werkorderregels, reserveer je onderdelen, plan je de brug, en loopt alles door met tijdstempels in een audittrail en automatische statusupdates.

Rapportage en KPI’s: inzicht in upsell, doorlooptijd en klanttevredenheid

Met de rapportages in DVI-software zie je in één oogopslag waar groei en vertraging zitten. Je volgt de funnel van verzonden rapporten naar bekeken, vragen, deelakkoord en definitief akkoord, met metrics als goedkeuringspercentage per aanbeveling, gemiddelde orderwaarde en upsell-conversie per rood/geel/groen. Doorlooptijd meet je per stap: intake, inspectie, wachttijd op akkoord, uitvoering en oplevering, inclusief first-time fix rate en brugbezetting.

Voor klanttevredenheid koppel je CSAT of NPS aan elke opdracht en stuur je automatische reviewverzoeken. Met filters per vestiging, monteur, merk of checklist ontdek je patronen, terwijl realtime dashboards en alerts bottlenecks blootleggen. Je exporteert data naar boekhouding of BI, zodat je planning, training, voorraad en prijsstrategie datagedreven kunt bijsturen.

[TIP] Tip: Integreer dvi software met CRM via webhooks voor realtime synchronisatie.

Hoe kies en implementeer je DVI-software

Begin met heldere doelen: wil je vooral sneller akkoord, hogere orderwaarde, minder papier of meer inzicht? Vertaal dat naar must-haves zoals foto- en videobewijs met annotaties, gestandaardiseerde checklists met rood-geel-groen, audittrail, rollen en rechten, AVG-instellingen, EU-hosting en een offline modus. Check integraties met je werkplaatssoftware, CRM en onderdelenleveranciers, plus een API-koppeling (technische verbinding) en webhooks voor realtime sync. Beoordeel gebruiksgemak op telefoon en tablet, meertaligheid en multi-vestigingen. Vraag naar onboarding: configuratie van sjablonen, datamigratie (klanten, voertuigen), training voor monteurs en balie, support in het Nederlands, SLA en uptime. Kijk kritisch naar het prijsmodel (per gebruiker of per werkorder), mediastorage, eigendom van data en exportmogelijkheden.

Start met een korte pilot op één brug met duidelijke KPI’s: tijd tot akkoord, goedkeuringspercentage, gemiddelde orderwaarde en doorlooptijd. Wijs superusers aan, maak korte werkinstructies, en houd dagelijkse feedbackmomenten tijdens de eerste weken. Rol daarna gefaseerd uit, evalueer en verfijn checklists en teksten op basis van echte cases. Hanteer een 30-dagenplan: week 1 inrichting, week 2 training, week 3 soft launch, week 4 volledige livegang en bijsturen. Zo kies je een oplossing die past bij je processen en realiseer je snel zichtbare winst in transparantie, snelheid en marge.

Selectiecriteria en must-haves voor je garage

Onderstaande vergelijking helpt je snel bepalen welke selectiecriteria en must-haves echt verschil maken bij het kiezen van DVI-software voor jouw garage.

Kies DVI-software die naadloos koppelt, sterk bewijs levert, AVG-proof is en duidelijke goedkeuringen en KPI’s biedt. Test deze must-haves met een realistische proefinspectie voordat je beslist.

Kies DVI-software op basis van duidelijke doelen en check of de oplossing naadloos koppelt met je werkplaatssoftware, CRM en onderdelenleveranciers. Must-haves zijn gestandaardiseerde checklists met rood-geel-groen, foto- en videobewijs met annotaties, een snelle mobiele app die offline kan en intuïtief werkt voor monteurs. Let op AVG: rollen en rechten, EU-hosting, versleuteling, bewaartermijnen en een volledige audittrail. Vraag naar data-eigendom, exportmogelijkheden en een open API met webhooks voor realtime synchronisatie.

Beoordeel dashboards met KPI’s zoals goedkeuringspercentage, orderwaarde en doorlooptijd, plus multi-vestigingen en merkbare performance. Check onboarding en training, Nederlandstalige support en een transparant prijsmodel (inclusief mediastorage). Test tot slot de klantweergave: heldere rapporten, eigen branding en eenvoudige online goedkeuring zonder frictie.

Implementatie in 30 dagen: stappen en planning

In 30 dagen kun je DVI-software soepel invoeren met een strak stappenplan. Gebruik onderstaand schema om tempo te maken zonder de kwaliteit te verliezen.

• Kick-off + week 1: leg doelen, KPI’s en rollen vast; richt koppelingen in (werkplaatssoftware en leveranciers); bouw sjablonen en checklists; stel branding en gebruikersrechten in.
• Week 2 + week 3: train monteurs en balie op mobiel gebruik, fotokwaliteit en offertebouw; migreer klant- en voertuigdata; test end-to-end; draai een pilot op één brug met echte orders; houd dagelijks een korte stand-up; verzamel feedback en verfijn teksten, annotaties en prijzen.
• Week 4 + continu meten: ga volledig live met superusers als vraagbaak; activeer automatische klantherinneringen en duidelijke statusregels; monitor tijd tot akkoord, goedkeuringspercentage en orderwaarde; los bottlenecks direct op; rond af met een evaluatie en een backlog voor optimalisaties en extra sjablonen/automatiseringen.

Met deze cadans blijft je team gefocust en je klanten goed geïnformeerd. Na 30 dagen staat er een schaalbare DVI-werkwijze die je eenvoudig verder kunt optimaliseren.

Veelgemaakte fouten (en hoe je ze voorkomt)

Een veelgemaakte fout is DVI-software inzetten als “digitaal papier” zonder duidelijke doelen; je wint pas echt als je vooraf KPI’s kiest en checklists en rapporten daarop afstemt. Te lange of onlogische checklists remmen je team, dus houd ze kort, gebruik conditionele stappen en definieer helder wanneer iets rood, geel of groen is. Slechte foto’s zonder annotaties en technisch jargon verwarren je klant; maak afspraken over fotokaders, belichting, pijlmarks en korte, begrijpelijke teksten.

Een bigbang-livegang zonder pilot, training en superusers vergroot weerstand; start klein, train gericht en plan dagelijkse feedback. Vergeet ook je koppelingen, rechten en bewaartermijnen niet: zonder integraties blijf je dubbel invoeren en zonder AVG-instellingen loop je risico. Meet wekelijks tijd tot akkoord, goedkeuringspercentage en orderwaarde en scherp continu bij.

Veelgestelde vragen over dvi software

Wat is het belangrijkste om te weten over dvi software?

Digital Vehicle Inspection (DVI) vervangt papieren inspecties met gestandaardiseerde digitale checklists, foto- en videobewijs met annotaties, realtime klantcommunicatie en automatische rapportage. Het verhoogt transparantie, goedkeuringsratio’s en marge, en ondersteunt AVG-proof processen en koppelingen.

Hoe begin je het beste met dvi software?

Start met heldere doelen en KPI’s (upsell, doorlooptijd, klanttevredenheid). Selecteer tools op must-haves: mobiele app, annotaties, integraties met werkplaatssoftware/CRM/onderdelen, rollen/rechten en bewaartermijnen. Doe een 30-dagen pilot, train team, standaardiseer workflow.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij dvi software?

Te snel alles tegelijk willen, geen uniforme checklists, zwakke foto/video-kwaliteit zonder annotaties, ontbrekende integraties, geen rechtenbeheer of AVG-procedures, geen KPI-monitoring, magere training en klantcommunicatie. Resultaat: lage goedkeuringen, vertragingen, datarisico’s en gemiste marge.